提高办公室文书处理质量和效率

办公室作为一个单位和部门的重要科室,担负着上传下达、综合协调、内部管理、公文办理、会务接待和后勤服务等重要职责。在实际工作中,办公室又是领导的参谋和助手,是单位或部门的综合信息中心,办公室文书处理工作就显得尤为重要,如何提高办公室文书处理质量和效率
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  办公室作为一个单位和部门的重要科室,担负着上传下达、综合协调、内部管理、公文办理、会务接待和后勤服务等重要职责。在实际工作中,办公室又是领导的参谋和助手,是单位或部门的综合信息中心,办公室文书处理工作就显得尤为重要,如何提高办公室文书处理质量和效率谈一些体会或思考。
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  一、提高办公室文书处理质量和效率的基本条件
  文书处理工作是办公室的一项主要工作,办公室文书处理的质量和效率直接影响全局工作的顺利进行从办公室的实际情况看,存在着工作头绪多琐碎性工作多,突发性工作多;规律性工作少。阶段性工作少人员相对少。加之职责不明确,工作任务不明确,规章制度不明确,导致了工作中出现脱节。断档甚至延误工作的现象,所以,我们经常讲:办公室工作没有大小之分,也没有轻重之别笔者认为,应制定相应措施,改进工作方法和效率一是明确岗位职责,实施五定做法在明确科室职责任务的基础上,设置办公室内部岗位,并实施五定,即:以职责定岗位以岗位定人员以人员定任务以任务定考核以考核定奖惩二是完善规章制度,实施制度管人。管理是手段,方法是途径,制度是保证制订一套适合本单位本部门行之有效的考勤制度考核制度奖惩制度责任追究制度文件收发和传阅制度文件材料打印复印制度文书处理工作制度收集整理归档制度档案资料查借阅制度等规章制度,确保各项工作的高效有序进行
  二、构建正确办公室文书工作的态度
  作为服务性质的岗位,办公室文书应树立服务优先意识,在工作中把奉献与敬业放在第一位。不仅要意识到服务有被动与主动之分,还要考虑到自身的岗位性质,肯定会因为工作处理不到位与岗位职责所在,受到领导或者同事的误解。所以在工作中,办公室文书要有豁达的心胸,要有远见,心态要放正、放平淡然处事工作作风要过硬。才能真正达到对事不对,人负责敬业的工作目标。
  由于办公室文书日常工作状态,就决定了整个办公室的工作状态与精神面貌。基于此作为办公室文书,不仅要发挥出敬岗爱业,创新向上的精神风貌。还应在日常工作中保持工作党的激情,积极向上,以提高整个办公室的工作效率。对于自身所负责的工作要从严从细,认识到自身工作的任何一个细节都是关系到整个工作程度能否正确顺利进行的因素。作为办公室文书人员应强调自身的执行意识,保持随叫随到的工作状态,对于可能发生的紧急情况要有随时待命,立接立办的责任意识。
  对于办公室文书而言学习是一项基本的素质也是一项应时时进行的工作内容。为了达到正确处理妥善处理领导所交待下来的各项工作任务。办公室文书应利用工作机会,多沟通,多交流,多向前辈与身边年长同事取经。多向领导学习,深入学习与认真领会各项工作的内涵与性质。工作实践中应敢挑重担,敢做大事。在各项工作中去锻炼与发现自己的办事潜能与提高自身素质。多从身边人和事中去总结与归纳,多从自己不足与弱点中去发现和反思,多从实践与学习中去领悟和学习。才能达到提高自身品德,提高自身思想境界,提高自身业务素质的目的。
  考虑到办公室文书这一岗位的特殊性与机要性。在实际工作中,接收邮件与收发公文的过程中经常会有涉密与受控性文件出现。此类文件只要求领导知道,作为办公室文书,不仅要有严格的岗位操守还要有强烈的保密意识。身处领导左右,信息来源多,信息量大,办公室文书应明白什么可以说,什么不能说,什么可以,做什么不能做。特别是对于办公室的公章管理来说要严格遵照公章管理规定执行,对于使用公章的场合一律要求盖章人签字经办人签字,领导层最后审批后方可加盖公章。
  三、提高办公室文书日常事务处理能力的方法
  提高效率。 讲程序,工作就没有质量和效率办公室工作性质琐碎零杂,应首先从文书处理工作入手,狠抓工作程序的规范,建立和完善严格的收文程序和发文程序,严把文件的进出关。在收文程序上,应设置专人收文。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http://www.ems86.com总第577期2014年第45期-----转载须注名来源专人登记专人传阅,并附传阅卡盖文书处理章送办公室主任阅处送主要领导阅示送分管领导阅示送有关科室办理,同时做好交办登记催办办毕后交办公室存档,机要文件还要登记并按时清退等。在发文工作中,应坚持确有必要注重效用的原则,在发文程序上,应设置领导安排承办科室起草办公室登记编号附发文卡(办公室主任分管领导主要领导签字)确定密级领导签发办公室安排打印核定份数承办科室校对附印审核盖章装订存档(附底稿)登记发文正式文件存档三份,即:一份存档一份做发文汇集一份做重要文件汇编,发文卡。附件转发件均要存档其次,在归档工作中,应根据本单位本部门的工作职责和性质,确定归档范围,制定分类方案,整理及移交规定或具体办法。在归档范围上,对上级机关来文需要本单位贯彻执行的文件材料;对本单位本部门自身形成的文件材料;对同级单位或部门的来文,均要立卷归档。在搜集过程中,要坚持多多益善和齐全完整的原则,主要采取平时搜集主动搜集和重点搜集的办法进行。在组卷工作中,应做到平时组卷和集中组卷相结合的方法,这样既避免文件缺失,又能提高案卷的质量在整理过程中,需坚持维持原貌保持联系实行五分原则(五分:即分级别分年度分问题分密级分保管期限)。在归档程序上,应采取装订分类排列编制档号编制目录和装盒移交本单位档案室等七个步骤办公室还应建立收发文登记簿文书档案登记簿查借阅登记簿利用效果登记簿文件材料移交清册移交档案登记簿收发文卡等整套簿表卡册管理台帐第三,增加设施,强化管理,提高效率。还需增加必要的设施设备,如:打印机。复印机传真机照相机录像机和扫描仪等
  掌握工作技巧与工作要点。由于整个文书工作从接电话到会议安排,文件处理,资料归档,从接待来访到完成领导与公司实时指令与要求。其工作中所面临的事项琐碎繁杂,为了办好每一件事,保证不出错,文书工作中的技巧就相当重要。而备忘本的重要性就体现出来了,把接到的事情都按列记录在本子上,以轻重缓急来安排做事顺序,对于重要的急事应优先处理,对于可以总结成一次性的工作应进行归纳与统一整理。避免频繁打扰领导对于提前十几天就发布的开会通知当场进行提醒,但同时应进行标注在临近开会时再进行提醒以尽到自身的工作职责。另外对于工作中的小细节应实时落实,如打印机与复印机等小毛病,在开会做会议纪要时,应进行调整与修复,防止由于此类小问题而造成整个会议工作的成效大打折扣。细节决定成败办公室文书人员应树立不出错就是一种水平的岗位意识。
  办公室文书工作的核心内容就是为领导服务。办公室工作的主要内容就应树立以领导需要为中心,对于自身岗位职责要时刻与领导需求挂钩。紧跟领导要求,对于各项工作中的细节与重点,要做到忙而不乱,多而不杂,不遗漏细节,不拖沓大事。对于各类办公室文书日常事务要妥善处理,有所侧重。
  (作者单位:中国石油青海油田英东采油厂)

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