企业物资管理信息系统实施过程中组织行为分析

当前,企业主要采用耗费大量资源的手工管理形式进行管理,随着采购量和库存品种的日益增加,这种管理方式就会导致信息传播不流畅、透明度不高、更新不及时,给物资供应管理工作造成了一定的困难。为了提高物资供应人员的工作效率,提高物资供应管理水平,符合企业实际情况并
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论文摘要

  当前,企业主要采用耗费大量资源的手工管理形式进行管理,随着采购量和库存品种的日益增加,这种管理方式就会导致信息传播不流畅、透明度不高、更新不及时,给物资供应管理工作造成了一定的困难。为了提高物资供应人员的工作效率,提高物资供应管理水平,符合企业实际情况并且满足其各种需求的物资供应管理信息系统就顺势而生了。

  管理信息系统MIS在强调管理、强调信息的现代社会中越来越得到普及。管理信息系统在管理现代化中起着举足重轻的作用。它不仅是实现管理现代化的有效途径,同时,也促进了企业管理走向现代化的进程。目前,信息化建设与实施仍然是许多企业未能解决好的系统工程,困扰着无数管理者和企业家。如何根据企业自身特点开发出适合本企业的信息系统已经是当前众多企业迫不及待需要解决的难题。

  一、信息系统开发和企业组织行为

  信息管理系统的开发实施流程包括需求调研、系统分析、系统构架、程序设计和编写、测试运行和系统实施。企业要把信息技术系统引入组织中,总是为了解决组织某种问题或者实现某种目的。换句话说,组织的需求决定了技术系统所呈现的最终形态、结构与实现的意义。系统分析、系统架构和程序设计编写都是信息技术系统提供者在明确了组织需求后进行的技术开发工作。接着,为了确保系统的稳定性和有效性,一般信息管理系统都要进行测试运行。在这个过程中,根据测试运行的反馈分别进行调整和改进。最后,进行系统在组织中的实施。这个过程不仅包括硬件的安装、软件的安装运行、系统功能的实施和完善,还包括对使用者的培训、指导以及其他咨询服务。在这些工作结束后,信息管理系统开发者还要为使用者提供信息管理系统的维护、升级服务。

  在以上的各个环节中,企业是整个流程的主导者。在需求调研的过程中,企业根据自己的实际情况和需求制定信息管理系统的参数和标准。系统开发者的工作就是把企业的意愿用系统表达出来。可以说,信息管理系统真正的结构是由企业决定的。除了以上技术开发工作以外,其他的工作大多是要求技术提供者和使用者共同进行的。在这个过程中,企业仍然是主导者。企业对待信息管理系统的态度、对待技术提供者的态度、企业中信息管理系统影响的人员的反馈和配合,都是决定项目最终面貌的重要因素。

  二、企业物资管理现状分析

  企业组织机构就是企业组织内部各个有机组成要素发生作用的联系方式或形式,组织结构不仅体现了人们在工作中的相互关系,而且还反映了企业不同层次、不同部门、不同岗位的职责与权利,同时也为各部门各环节之间的沟通与协作提供框架,它反映了企业目标贯彻实施的正式程度,为整个企业的管理奠定基础。

  物资处组织结构如图1所示。

  三、系统实施过程中组织行为分析

  分析信息管理系统在企业实施应用的现状,我们的分析对象应该是企业,即引入信息管理系统的组织,而不是信息系统的开发者。每个单位有着独特的社会背景、发展历程、市场环境和运行原则,相应的就产生了独特的人员构成、企业文化。尤其是单位领导人、科级干部对单位的影响是非常巨大的。每个单位的情况都是复杂的。所以,信息管理系统进入单位的过程和结果也必定是不同的。

  (一)系统实施与企业组织中非正式群体

  组织中的非正式结构是指未经明确规定而从组织成员的活动及相互作用中自发产生的具有灵活性的关系模式。非正式结构的存在有正式组织结构中的不确定因素带来的影响。现代企业组织作为科层制组织,已经在相当大的程度上通过正式的组织规范控制了组织行为,但是不确定的领域总是存在的。

  在正式的单位组织结构中,员工互相之间的关系是明确规定的。但是,就像大多数组织一样,单位并不是永远按照成文的规定方式运行的。单位中存在着的非正式结构往往决定着单位的实际运行情况。例如,按照规定和一般常识,物资采购和验证是由单位主管处长负责的。就是说,主管处长应该是采购和验证群体中最具有威信和权力的人。但是,实际情况确是,在采购和验证群体中最具有威信和权力的人不是主管处长,而是科级领导。

  在单位主管处长是正式领导人,科长是非正式领导人。我们看到,正式领导人拥有的是职权,而非正式领导人拥有的是权力。

  职权是发布命令的权力,是上级授予下级的。权力是影响,说服或者使他人按照自己的意志行事的能力。正式领导人代表着组织的意志,其行动目标是组织目标,而非正式领导人代表着他个人或一个相对小的、非正式群体的意志,其行动目标是个别群体目标。

  在这里,主管处长工作目标是采购到优质的产品,保证科研生产的正常运行。

  需要说明的一点是,在单位的正式组织结构中,主管处长处于高于科长的科层位置。但是,现实情况并不是这样。主管处长除了主管业务科外还分管配送站,还要负责质量体系建设、招投标等多项工作,因此,日常的采购工作主要掌握在科长的手里。作为非正式群体的领导人,在采购区域里,科长和主管处长拥有几乎同样高的威信和权力。

  接下来,我们要阐述在物资管理系统实施应用的过程中,非正式结构和非正式群体起到了什么样的作用。

  首先,在其统筹管理下,系统实施工作在预定的期限内可以顺利完成。在这个过程中,如果每个人都要通过正规的程序和渠道来做事的话,完成这些事情可能要花数倍的时间。而科长用自己在科员中的威信和权力取得了他们的支持。

  第二,主管处长意识到由科长领导的非正式群体的存在,就授权给他,依靠科长来完成工作。科长也希望加强主管处长对他的信任感,会以更高的效率工作。由于科长带领科员积极配合系统实施工作,主管处长需要做的相关工作就减少了,给正式管理者减轻了工作负担。

  第三,由于物资管理信息系统的引入,某些岗位出现了人员冗余的情况。单位在此时就相应的做出人员调整的决定。被调整的人员对单位、对管理者怀抱怨是可以理解的。科长作为非正式群体的领导人,要主动和他们沟通让他们把压抑的怨气释放出来。

  第四,系统实施工作完成后,单位管理者需要了解系统的使用情况。而科员在与单位正式管理者的沟通中倾向于按照管理者偏好的方式和结果做出反馈。

  以上的论述表明,在物资管理信息系统实施应用的过程中,单位中的非正式结构、非正式群体起到了独到、积极的作用。同时,物资管理信息系统的实施应用也在一定程度上对非正式结构进行了重构,改变了非正式群体的状态。

  (二)系统实施与企业员工的相互作用

  信息技术应用到物资管理在我国事业单位是近几年的事情。

  信息管理系统对大部分做物资采购工作的员工来说,仍然是缺少了解的新鲜事物。新技术的引入必然导致工作内容、工作环境的改变,乃至企业评价体系和群体价值观的改变。

  技术对人存在着行为暗示的作用。因为人在工作中的思考模式和行为方式无法脱离现存的技术所建构的结构和许可空间。当新技术以陌生、强硬、功能强大的面貌进入工人熟悉的思考和行动空间之后,疏离恐怕是最首要的后果了。

  事实上,员工们所感受到的是技术的支配。信息技术强大的功能、严谨科学的计算都给使用者带来强大的压力,使用者在物资管理系统的管理下,工作过程是透明的。

  (三)系统实施与正式组织结构变迁

  在目前我国的信息技术水平条件下,信息系统在企业组织中的实施应用最终能不能取得成功,几乎不取决于信息系统本身的设计和功能等技术因素,而取决于企业组织能否按照管理者的目标取得结构变迁的成功。

  企业在实施应用物资管理系统的同时,也成功地进行了企业的组织结构调整。物资管理系统最重要的功能之一就是使整个采购流程更加透明,数据更加准确。企业应用了物资管理系统后,对采购部门整体结构进行了调整。首先,单位依附于物资管理系统之上建立了单位内部网,设定不同员工的操作权限,明晰汇报关系。这样一来,员工之间的工作交流在计算机上就可以完成了。

  这一举措不仅可以解决物资采购环节上的控制而且,数据在公司内部网络上可以被所有权限级别足够的人员调取利用,使单位的决策更加科学、准确、迅速。

  物资管理信息系统是技术性、管理性、系统性极强的软件系统。在选择开发的时候,必须充分考察、反复论证,只有能与企业的制度和组织结构融为整体的信息系统,才能取得最大的成功。

  当然,在面对信息系统的时候,企业自身也必须主动适应,作出必要的调整,绝不是要求软件系统被动地适应企业的需要。

  建立物资供应管理系统是企业发展的必然结果,物资管理系统的建设不仅能提高工作效率和物资管理水平,而且会有效降低企业的运营成本,促进企业的管理创新。物资信息系统改变了以往获取信息、收集信息和传递信息的方式,使管理者对企业内部和外部信息的掌握更加及时和准确。通过信息化平台建设,给企业物资管理体系注入了活力,形成了一个手段先进、质量水平高的物资管理系统。信息化的不断加强,会推动企业管理工作中的信息化进程,使其不断提高物资采购管理质量和水平。

  参考文献
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